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Doma la tua vita con le INBOX!

Una inbox poco comoda

Quante volte ti è capitato di dimenticare totalmente una faccenda da sbrigare per un progetto con scadenza a medio termine?

Di esempi da fare ce ne sarebbero migliaia: dalle incombenze più importanti fino ai cinque giorni a disposizione per comunicare l’autolettura del contatore del metano.

Insomma, se sei uno scolapasta nel catturare tutti quei piccoli input che oggi non ti servono a nulla ma domani ti faranno dire ‘azz, allora questo post è per te!


Tre lettere

Tutto inizia da un signore di nome David Allen. So benissimo che questo nome non ti dice nulla e, francamente, mi sta bene così! L’unica cosa che oggi devi conoscere sul suo conto è che ha inventato un sistema molto rigido per la pianificazione e organizzazione della vita di ogni giorno: il GTD (Getting Things Done).

A tal riguardo esiste un libro scritto proprio da Allen e tradotto in Italiano. Ovviamente ti consiglio di leggerlo, anche solo per trarne qualche spunto essenziale.

Ma non è questo il momento di recensire la GTD, perché oggi voglio presentarti uno dei suoi pilastri: la inbox!

INBOX

Il termine inbox è un neologismo entrato a far parte del linguaggio comune con l’avvento e la diffusione

La inbox di Carl e Ellie

di Internet. Tutti o quasi abbiamo a che fare con la inbox, in italiano “Posta in arrivo”.

Ti dice nulla?

Sì, la inbox è proprio quella casella del nostro account mail che raccoglie tutti i messaggi in entrata.

A questo punto è necessario aprire una brevissima parentesi, senza deviare la rotta imposta dal topic di oggi.

Mi è capitato una volta di sbirciare (mea culpa) sulla schermata home dell’Iphone di un amico. Ebbene ti posso assicurare che sopra l’icona della mail (quella con la busta da lettere, per intenderci) c’era un badge che indicava 30 mila messaggi non letti.
Ok, forse saranno stati 27542, al momento non ricordo, ma sto parlando, senza esagerare, di decine di migliaia di mail immagazzinate nella casella di posta in arrivo!

full inbox!

 

Il battesimo del fuoco

Perché questa digressione? Perché la chiave del successo nell’organizzazione di tutte quelle incombenze che ti arrivano ora ma ti interesseranno domani sta in un cambio radicale di prospettiva: uno shift tanto banale quanto difficile.

La INBOX è solo una INBOX: quello che vi entra si accumula giusto il tempo che ti occorre per processarlo e decidere cosa farne.

Quindi, se sei tra quelli che nella casella di posta in arrivo ha messaggi fino alla pagina 147 (e se scorri ti ritrovi ancora le proposte commerciali per passare a Telepiù), allora comincia da lì e prima di proseguire la lettura prenditi qualche giorno per cancellare tutto.

E non preoccuparti perché anch’io ero uno di quelli che usava la Inbox come fosse una soffitta.

Non ci sono scorciatoie, cara amica e caro amico.

Considerala come una sorta di percorso iniziatico: una dimostrazione pratica della tua adesione al cambiamento!

Insomma, posso indorartela come voglio, ma resta un pillolone difficile da ingoiare. In questi casi dico sempre: “meglio per bocca”.

Una volta cancellato ciò che non ti serve più (e ti garantisco che sarà il novantanove percento della posta), potrai passare al setaccio tutto quello che resta, assegnando ai messaggi che ti interessano una cartella specifica: ormai ogni provider di posta elettronica ti mette a disposizione un insieme di strumenti elementari per organizzare il tuo archivio, dividendolo in cartelle e sotto cartelle.

L’agognato ritorno

Ora che la tua inbox email è finalmente libera da tutto, è arrivato il momento di estendere il concetto a tutte le altre app e servizi che utilizzi ogni giorno: tutti gli sms non letti, i whatsapp, Facebook Messenger (insieme ai sistemi di messaggistica di tutti gli altri social di uso frequente)…

L’unica differenza con la casella di posta elettronica è che in questo caso la inbox appare in forma dei “messaggi non letti” e non di uno spazio apposito dove questi si accumulano.

Trova una inbox analogica

Fino a qui ti ho parlato di strumenti digitali, ma come facciamo ad organizzare tutto il resto?
La nostra vita, infatti, ha ancora un peso significativo fuori dal web (e per web intendo tutto ciò che possiamo trovare e le persone con cui ci relazioniamo attraverso l’uso di uno schermo): è possibile raccogliere il materiale analogico in un sistema simile a quello digitale?

Inbox con stile

Ti sei dato la risposta da solo!

Non devi far altro che trovare la tua inbox analogica ed installarla dove vuoi. Ma com’è fatta una 

inbox analogica? Che ti devo dire, scegli quelli che ti ispira di più! Io ad esempio ho una cassetta da ufficio che tengo dietro la scrivania del mio studio, in modo da poterci lasciare in un attimo tutto il materiale in arrivo.

Quante inbox?

E’ chiaro che meno ne hai, meglio stai.

Per quanto riguarda l’aspetto digitale, puoi raccogliere tutti i tuoi account di posta elettronica in un’unica app (mail in ambiente iOS e gmail in Android, ad esempio). Per tutti i servizi di messaggistica social esistono delle applicazioni che raccolgono i diversi messaggi non letti in un solo spazio, ma ancora non siamo arrivati ad un livello ottimale di sviluppo. Quindi ti dovrai adattare!

Io ad esempio ho una sola inbox per le mail in arrivo, poi ho quella degli sms, dei WhatsApp, di Facebook Messenger e di Telegram. Ancora troppe!

Diverso il caso analogico dove, in sostanza, puoi riuscire a ridurre al minimo il numero di inbox.

Nella mia esperienza ho notato che due è il numero standard: una a casa e una in ufficio. Con l’esperienza ho però constatato di preferire una inbox “portable” al posto di quella che tenevo in casa: lo zainetto che utilizzo normalmente per spostarmi è stato così insignito della carica di inbox!

Quindi il numero delle inbox dipende dalle tue necessità. Cerca di averne solo lo stretto indispensabile e vivrai felice!

Unisci i puntini

Ora che hai assimilato il concetto di inbox, hai svuotato le tue caselle digitali e ti sei procurato quelle analogiche, è ora di vedere come usarle!

Durante la giornata siamo crivellati da incombenze, telefonate, compiti che gli altri ci delegano, urgenze di vario tipo, pensieri invadenti sulle cose da fare, ecc.

Il nostro cervello è una macchina perfetta che, tuttavia, non riesce ad immagazzinare tutti gli input in entrata per poi generare output automatici al momento opportuno.

E’ chiaro che ci perderemo qualche pezzo per strada e, spesso, quando ce ne accorgiamo è sempre troppo tardi!

Non è una inbox!

Quindi la prima cosa da fare appena ti arriva un input è: catturala!

Se sei in un ufficio o a casa, tieniti a disposizione un mazzetto di bigliettini (riciclare il lato intonso di fogli che non ti servono più è una strategia semplice, economica ed ecologica!). Annotati con due parole l’input che ti è arrivato e lascia il biglietto nella cassetta.

Se sei in giro puoi utilizzare un app dello smartphone (quella delle note è fantastica).

Ad ogni foglietto dedica un solo input: non scrivere liste di input su un solo foglietto!

E’ necessario che ogni inbox raccolga le incombenze come farebbe la nostra mente nelle prime fasi dell’immagazzinamento mnemonico: un insieme disordinato di singoli elementi.

E quando viene sera…

Se sei stato bravo a catturare ogni input, entro fine giornata le tue inbox saranno piene di post it e bigliettini. Allo stesso tempo, sui tuoi dispositivi digitali ci saranno caselle di posta in arrivo, messaggi vari non letti e note archiviate nell’editor.

Scegli un momento in cui chiudi i cancelli. Tutto ciò che ti arriverà da questo punto in poi andrà a riempire la inbox di domani. Ti ho già parlato dei limiti in questo articolo: è fondamentale avere una scadenza oraria da rispettare, un momento oltre il quale non sei più reperibile (è chiaro che anche qui ci sono le eccezioni dovute alla tua professione o alle tue relazioni).

Non esistono orari giusti o sbagliati: io, ad esempio, tendo a processare tutte le mie inbox dalle 19:00 alle 19:30. Tu potrai chiudere i cancelli alle diciassette, dopo cena, prima di andare a letto. Insomma, fai quello che ti è più congeniale, ma una volta fissato il tuo termine, vedi di rispettarlo!

Processa!

Ora che hai chiuso i cancelli è giunto il momento di ripercorrere a ritroso tutta la catena di note, foglietti e messaggi accumulatisi nelle tue inbox.

Ogni appunto, che sia analogico o digitale, richiederà un’azione da svolgere in un futuro più o meno lontano. Alcune annotazioni, invece, rimanderanno ad azioni che potresti compiere al momento.

Per la salvaguardia della tua salute mentale è necessario impostare delle semplici regole per affrontare ogni tipo evenienza nel più breve tempo possibile (anche perché al termine della tua giornata non brillerai certo di energia ed entusiasmo!).

  1. Analizza un elemento alla volta. Non sei superman, o wonderwoman, ma ti dirò di più, nessuno pretende che tu lo sia!
    Il cervello in multitasking fa veramente schifo.
  2. Sfoltire la lista delle cose da fare eseguendone subito alcune è un’esperienza alquanto gratificante. Non puoi però pensare di fare tutto:
    ci saranno compiti che ti richiederanno pochi minuti, altri, invece, che possono portarti via delle ore.Hai bisogno di un’ancora, un punto di riferimento stabile che ti possa guidare nel decidere se svolgere o meno quella determinata azione. A tal riguardo la regola dei due minuti si rivela essenziale!
    Come funziona?Se per portare a termine quel compito ritieni di impiegare meno di 120 secondi, vai, hai carta bianca!Per una inbox + snella
  3. Altrimenti appuntati sul calendario o sulla tua agenda ciò che devi fare e imposta un promemoria che te lo ricordi prima del tempo!

E ora dimmi la tua. Hai un metodo per gestire gli input in entrata, o fai affidamento esclusivamente al tuo cervello?

Se vuoi seguire questi consigli e realizzare il tuo primo sistema di inbox, ti ho preparato una checklist dei vari passaggi descritti in questo articolo.

SPOILER: tanto qualcosa ti sfuggirà sempre!

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A presto,
Filippo

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