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La gestione del tempo per chi è TROPPO impegnato!

Gestione del tempo

Di gestione del tempo si è sempre discusso e nel corso degli anni decine di tecniche sempre nuove e stravaganti sono state oggetto di studio insieme a metodi pratici e libri dal successo internazionale.

Qualche tempo fa ti parlai della pomodoro technique, un metodo tanto banale quanto efficace per eliminare ogni distrazione e focalizzarti esclusivamente sul lavoro che devi svolgere.

Oggi ti voglio presentare un semplice upgrade della Pomodoro che si adatta a tutte le esigenze. Sei pronto?

Quando mi concentro su un progetto che richiede tante ore di lavoro (scrivere un articolo, preparare un video, ottimizzare il sito, dipingere lo steccato…) molto spesso non riesco a trovare nemmeno i 25 minuti per un solo, misero pomodoro. Il risultato è che arrivo a sera addentando una manciata di secondi qua e là, senza essere in grado di conteggiare il tempo effettivo che ho speso sul mio progetto.

Quando un pomodoro funziona…

La Pomodoro esplica il massimo delle sue potenzialità nei weekend e nei giorni di festa: quando, insomma, abbiamo tante ore a disposizione da poter organizzare come meglio crediamo.

non c'entra nulla con la gestione del tempo

Un altro ambito in cui la Pomodoro ha certamente senso (ma non ci sarebbe nemmeno bisogno di dirlo)è il nostro lavoro: che tu sia un’avvocatessa alle prese con una causa complicata, o un meccanico che deve risolvere un problema alla sonda lambda dell’auto di suo cognato, puoi applicare la tecnica di Cirillo con ottimi risultati.

…e quando non funziona

Ma come fai quando ti trovi a portare avanti un qualsiasi side project oltre l’orario di lavoro o durante le pause? Semplice, dal lunedì al venerdì sarà complicato trovare 25 minuti. A meno che, certo, non ti svegli presto la mattina per dedicarti al tuo progetto, o vai a letto tardi la sera.

Per me la mattina e la sera sono territorio sacro, e nonostante mi alzi presto, tutto il tempo a disposizione lo investo su me stesso e sull’esercizio di quelle pratiche necessarie ad affrontare il resto della giornata.

Quando arrivo alle 21:30 non ho la forza di concentrarmi su compiti che richiedono un alto impegno intellettuale (anche perché di solito entro le 22:00 sono già in pre fase REM).

Ho sempre detto che bisognerebbe imparare a sfruttare tutti i tempi morti: nel mio caso gli intervalli tra un paziente e l’altro, un buco lasciato da qualcuno che non può venire all’appuntamento, la pausa pranzo, ecc. Nel novantanove percento dei casi non ho 25 minuti.

Ed è qui che è nasce il Ciliegino!

Gestione del tempo 2.0: un pomodorino

Cos’è?

Per spiegartelo potrei fare una proporzione:

il ciliegino sta al pomodoro come il centimetro sta al metro (in realtà non è proprio così, ma aiuta pensarlo).

Cinque minuti = un Ciliegino!

Chi non riesce a ritagliarsi cinque minuti? Al momento opportuno non devi far altro che tirar fuori quel foglio con la lista degli invitati al tuo matrimonio, o aprire il file word con il manoscritto della tua Opera Prima e metterti al lavoro.

“E va bene la gestione del tempo… ma come faccio a trovare la concentrazione in soli cinque minuti?!”

Intanto provaci e poi mi fai sapere!

Il cervello è più attento quando ha poco tempo a disposizione (ne abbiamo parlato in questo articolo).

nemmeno lui c'entra niente con la gestione del tempo

 

Ma il bello deve ancora venire.

Conta i ciliegini

Ricorderai che un altro aspetto essenziale della Pomodoro technique consiste nel tenere conto dei Pomodori consumati, così da poter fare una stima del tempo impiegato a svolgere un determinato compito.

Anche i ciliegini vanno conteggiati, ricordando che cinque ciliegini ti danno un pomodoro!

Per farlo hai essenzialmente due strategie:
1. Il solito taccuino su cui fai una croce ogni cinque minuti e a fine giornata ti ricavi con una somma il tempo totale;
2. Una interfaccia elementare sul computer, come quella che ti offro io! Vedrai che è semplicissimo: inserisci il simbolo “1” per ogni ciliegino consumato, e troverai subito il consuntivo relativo a quel giorno con il numero totale dei Pomodori e dei minuti spesi nel tuo progetto. Dal momento che tengo il file sempre aperto su una seconda scrivania del computer, non ci metto nulla ad aggiornarlo.
Puoi fare la stessa cosa sullo smartphone, ti basta un’applicazione per la modifica dei fogli di calcolo (Numbers su ambiente iOS, Excel su Android, Windows phone, ecc.).

E come imposto il timer?gestione del tempo imbattibile

Per quel che mi riguarda è alquanto semplice: i soliti 25 minuti. Se mi devo interrompere prima dello scadere del tempo, vedo quanto mancava, mi calcolo il numero di ciliegini raccolti e lo segno sul file.

Conclusioni

Insomma, che devi farne dei Pomodori? Continua ad utilizzarli nel limite del possibile! Quando vedi che ti stanno troppo larghi, passa al ciliegino!

Che ne dici di questa tecnica per la gestione del tempo quando il tempo non c’è? Ti sembra una boiata pazzesca o basta cambiare il nome e abbiamo vinto? Dimmelo nei commenti!

A presto,

Filippo

1 commento
  1. Paglia
    Paglia dice:

    Spunto interessante!
    L’obiezione principale è (come già scrivi nell’articolo) la difficoltà di trovare la concentrazione, oppure di andare molto in profondità in 5 minuti. Ma questo dipende dal task in questione…
    Il pregio della ciliegino è che ti mette con le spalle al muro: niente scuse e passare all’azione! I love it.

    Rispondi

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